Редактор таблиць Microsoft дозволяє будувати не лише графічно привабливі діаграми, але й вміє робити їх зрозумілими з першого погляду. Для цього в нього є функція «Підписи даних», за допомогою якої можна проставити числові значення стовпців на гістограмі. Проте з цією опцією графік можна зробити ще більш наочним.

Наприклад, якщо на діаграмі показано обсяги продажів, тоді до числових значень можна додати позначення валюти та додатковий коментар. Як навчитись робити подібне, детально пояснили розробники Excel в інструкції нижче.

Візьмемо за навчальний приклад типове літнє заняття американських дітлахів – продаж напоїв та закусок сусідам та знайомим. Внесемо фінансову звітність подібного бізнесу в таблицю та побудуємо графік тижневого обсягу продажів. Після побудови гістограми вона зазвичай виглядає так:

Синім кольором показано популярність напоїв, а помаранчевим – закусок. Горизонтальна вісь відображає дні тижня, а на вертикальній відкладено зароблені дітлахами суми коштів за кожен день.

Щоб включити підписи даних для певного виду товару, потрібно його виділити лівим кліком миші. Наприклад, продаж напоїв:

Після цього потрібно натиснути правою кнопкою миші на цих стовпцях та обрати опцію «Підписи даних» (Add Data Labels):

У результаті над кожним синім стовпцем, який показує продажі напоїв, з’явиться числове значення виручених коштів за кожен день:

За замовчуванням ці підписи розміщуються прямо над стовпцями, однак при цьому вони можуть заважати сусіднім об’єктам гістограми. Тоді надписи можна перемістити. Наприклад, щоб змістити підпис для вівторка, потрібно виділити його лівою кнопкою миші та перемістити в бажане місце. У цьому разі стовпець та його числове значення з’єднає виносна лінія:

Після цього можна змінити шрифт, кегль та інші параметри підпису. Усі необхідні засоби знаходяться в панелі «Головна» (Home) у стрічці інструментів Excel:

Якщо потрібні розширені можливості для відображення підписів даних, тоді можна скористатися додатковими можливостями. Вони знаходяться в «Панелі форматування» (Formatting Task), і її можна відкрити подвійним кліком на підписах даних:

Можливості «Панелі форматування» дозволяють визначати місцеположення числових міток, змінювати їхній розмір, вирівнювання тексту, його властивості та навіть додати до них ще одну серію даних. Більше подробиць про нову панель можна дізнатись у матеріалі «Панель редагування в Excel 2013 – для полегшення роботи над графіками».

За допомогою «Панелі редагування» можна внести в графік додаткові пояснення. Наприклад, розказати, чому виручка в певний день склала саме таку суму, а не іншу. Щоб звільнити місце на гістограмі для великого обсягу тексту, можна видалити непотрібні підписи. Для цього потрібно натиснути на будь-якому надписі, і система виділить усі, що відносяться до однієї серії даних. Щоб виділити один підпис, потрібно не дуже швидко двічі натиснути на бажаному підписі. Після цього можна натиснути клавішу «Delete» для видалення. У результаті графік стане чистішим та зручнішим для сприйняття:

Іноді графіки та підписи бувають дрібними, тому їх можна збільшити за допомогою повзунка в правому нижньому кутку вікна Excel 2013:

Щоб змінити текст в підписах даних, потрібно виділити число та натиснути праву стрілку на клавіатурі:

Припустимо, що в четвер температура підвищилась на 15 градусів (за Фаренгейтом), і через спекоту люди хотіли пити. Це стимулювало продажі напоїв, і тому виручка в цей день склала $9,5:

Окрім звичайної інформації, Excel 2013 дозволяє використовувати як пояснювальний текст набори змінних. У нашому випадку – сума зароблених коштів та стрибок температури. Їхні числові значення беруться з клітинки в книзі Excel. Щоб додати подібну змінну до пояснювального тексту, потрібно клацнути на ньому правою кнопкою миші та обрати опцію «Вставити поле підпису даних» (Insert Data Label Field):

Після цього Excel 2013 відкриє діалогове вікно, в якому потрібно обрати тип даних. Він обирається з тих, що вже присутні в книзі редактора таблиць. У даному разі це числове значення отриманих коштів, тип товару та день тижня. Існує також опція «Обрати клітинку» (Cell):

Вона дозволяє повернутися до книги та обрати значення змінної власноруч. Наприклад, можна обрати клітинку, в якій зазначено, скільки днів тому була подібна спекотна погода (26 днів):

Після цього треба натиснути кнопку OK, завершити друкувати пояснювальний текст, і зрозуміла з першого погляду діаграма готова:

Якщо хочеться зробити графік ще більш виразним, тоді замість виносної лінії можна додати привабливу виноску. Для цього треба обрати стовпець, натиснути на ньому правою кнопкою миші та перейти до меню «Підписи даних». У ньому буде опція «Виноски підписів даних» (Data Callout):

У цих виносках також можна друкувати пояснювальний текст. Наприклад, у четвер закінчилися закуски, тому виручка була такою низькою:

При цьому можна змінити форму самої виноски. Для цього треба натиснути на ній правою кнопкою миші. З’явиться контекстне меню «Зміна форми», яке також доступне і через стрічку інструментів:

Припустимо, що в четвер закінчилися пончики – найбільш популярний товар дитячого бізнесу. Це можна проілюструвати безпосередньо на діаграмі. Тоді потрібно зайти до «Панелі форматування» та натиснути символ «Заповнення та лінії»:

Після цього можна обрати заповнення текстурою або вставити картинку, яку можна знайти в інтернеті:

Наприклад, в онлайн-бібліотеці зображень Office Art можна ввести для пошуку слово «Пончик» (donut):

Редактор таблиць покаже придатні результати, з яких можна обрати той, що найбільше подобається:

Обрана картинка з’явиться у виносці:

За замовчуванням розмір картинки виставляється малим. Щоб її збільшити, потрібно потягнути мишкою за будь-який куток виноски. А замість числового значення можна ввести пояснювальний текст та підлаштувати його колір, шрифт та кегль за допомогою розділу «Шрифт» на головній панелі в стрічці інструментів:

У віртуальному прес-центрі Microsoft також можна знайти інструкції про те, як наочно показати дані з Excel у презентації PowerPoint, як будувати графіки Excel на мапі та як створити структуру документа Excel.