Мобильные компьютеры и облачные хранилища позволяют нам всегда оставаться на связи и работать отовсюду, где есть доступ к глобальной сети. Это уже сегодня меняет привычные представления о том, как должен проходить рабочий день офисного сотрудника. Что нового привносят продукты Microsoft в украинские офисы, как успевать на десятки встреч, исполнить мечту HR-а и при этом оставаться хорошим семьянином, об этом мы поговорили  с Денисом Бродским, HR-директором, членом правления Platinum Bank.

MD: Вы уже более 15 лет являетесь специалистом в области HR. И наверняка у вас была возможность на личном опыте прочувствовать, как технологии меняли подход к работе специалистов по кадрам?

Д.Б.: Моя карьера началась в кадровом агентстве. Мы занимались поиском и отбором кандидатов на различные должности в компаниях наших клиентов. В то время мобильная связь не была распространена, соискателей можно было пригласить только с помощью стационарного домашнего телефона. Поэтому рабочий день для меня длился едва ли не до полуночи, когда людей можно было застать дома. После того, как мобильная связь стала повсеместной, работа специалистов по кадрам, кардинально изменилась. Хотя, стоит отметить, что сила договоренностей в прежние времена была значимее, встречи редко срывались. Сегодня звонок или сообщение о том, что ваш собеседник опаздывает или переносит встречу, может прийти за 5 минут до назначенного времени.

Развитие цифровых технологий драматически меняет подход к работе современного специалиста. Задачи, решение которых раньше требовало много времени и усилий, сегодня могут быть решены в кратчайшие сроки. При этом качество исполнения будет оставаться на высоком уровне. Например, составление сложных таблиц с большими объемами данных в первых версиях Excel было не простой задачей. Сегодня это звучит смешно, но тогда некоторые, наиболее удачные формулы приходили мне в голову во сне.

Сейчас офисные программы предлагают сотни инструментов. Нам доступны электронная почта, календари, даже голосовой набор текста. Я могу быстро продиктовать смс и одним движением отправить сообщение получателю. Пока эта функция работает только на английском языке, к счастью, это не составляет для меня никакой проблемы, даже сообщения своей жене я отправляю таким образом.

MD: Я вижу у вас на столе планшет. Вы используете его как рабочее устройство или для общения?

Денис Бродский, HR-директор, член правления Platinum Bank: Я продвинутый пользователь, всегда стараюсь максимально полно использовать возможности гаджета, который оказался в моих руках. Первый планшет у меня появился более двух лет назад, это было устройство украинского производства «Навигатор», который работал под управлением операционной системы Windows 7. Более года я использовал этот планшет как свое основное устройство. «Мобильная Windows», которая всегда под рукой, позволила отказаться от ноутбука.

Сейчас у меня планшет на Windows 8. Помимо полноценного интерфейса для работы с тачскрином, в системе предусмотрено множество, казалось бы, незначительных инструментов, которые существенно облегчают работу с устройством. Например, во время совещаний часто возникает потребность быстро произвести небольшие расчеты, которые влияют на принятие тех или иных решений. Для этого мне не нужно закрывать OneNote, я просто выношу на вторую часть рабочего пространства калькулятор и быстро делаю необходимые вычисления. Поддержка многозадачности позволяет работать без задержек, в моем планшете постоянно остаются открытыми несколько приложений, которые запускаются в пару касаний, не нужно ждать, пока программа загрузится.

MD: А хватает ли планшета на Windows для полноценной работы?

Д.Б.: Планшет – это идеальный форм-фактор для топ-менеджера. С ним я могу быть мобильным, всегда и в любых условиях остаюсь на связи. Заряда батареи хватает часов на 6 активной офисной работы. Я могу выйти из офиса, выпить чашку кофе за столиком ближайшего кафе, продолжая делать пометки в презентации, которую прислал мне мой сотрудник. Наконец, я просто могу отправить на печать документ, стоя посреди офиса.

За своим рабочим столом я использую планшет совместно с мышью и клавиатурой. Удобно, что в любой момент можно забрать планшет со стола и перемещаться в любом направлении не теряя связи со своим офисом и полноценным набором рабочих инструментов. Мечта HR-специалиста сбылась – сотрудник занят, рабочее место убрано.

MD: Какие инструменты помогают вам эффективнее распоряжаться собственным временем?

Д.Б.: В работе я очень активно использую OneNote. Это очень удобная записная книжка, здесь масса инструментов, пользуясь которыми, я фиксирую свои мысли, идеи, задания. Многие важные решения я обдумываю за рулем, по дороге на работу или в перерыве между встречами за чашкой кофе. Мне остается только записать идеи и мысли. Я не набираю текст, а пишу стилусом, так у меня получается быстрее. Заметки, которые я сделал, таким образом, моментально преобразовываются в печатный текст и могут быть использованы для составления презентаций, или в электронном письме, где я даю задания своим сотрудникам. Все мои заметки синхронизированы через SkyDrive, они есть в моем планшете, мобильном телефоне и в целом доступны отовсюду, где есть соединение с сетью.

MD: Какие инструменты новых Windows и Office оказались вам и вашим коллегам наиболее полезными?

Д.Б.: Функция общего доступа к документам позволяет мне и моим коллегам эффективнее использовать рабочее время. Чтобы согласовать правки документов, мне больше не нужно тратить время на встречи и обсуждения. Я получаю ссылку на документ от сотрудника, делаю пометки и рекомендации, которые тут же появляются на экране автора. Он может сразу вносить необходимые изменения. Когда я в следующий раз открою этот же файл, я буду видеть уже доработанный документ. Таким образом, все, кто имеет доступ к этому файлу, пользуются самой последней его версией. Вам не нужно тратить время на поиски документа во входящих, либо писать еще одно письмо с просьбой прислать его.

Вся необходимая коммуникация осуществляется с помощью SharePoint. Этот сервис является, по сути, корпоративной социальной сетью и единым рабочим пространством одновременно.

В нашей компании вся система постановки целей и планов личного развития ведется через SharePoint. Этот план ведется в таблице Excel, которая доступна сотруднику, его руководителю и, конечно, сотруднику департамента управления персонала, который его курирует.

Я думаю, что за этим будущее, вскоре такие закрытые корпоративные социальные сети станут повсеместными. Сейчас все больше проектов реализуется кросс функциональными командами, члены которой работают вместе и не видят друг друга. Уже сегодня наши региональные сотрудники общаются между собой и с центральным офисом через Lync. Скоро придет время, когда мы перестанем выезжать в командировки в региональные отделения, или, по крайней мере, частота таких встреч ощутимо сократится. Нет ничего проще, чем обсудить оформление витрины с помощью видео звонка. Используя камеру смартфона или планшета, региональный сотрудник может продемонстрировать оформление своего отделения и одновременно обсудить со своим куратором в центральном офисе, какие изменения нужно внести. Более того, уже сейчас наши сотрудники проводят обучающие сессии онлайн. Конечно, люди долго привыкают  к технологиям, мы уже сегодня упорно отучаем многих сотрудников приезжать в офис на встречи. Поначалу говорить с экраном непривычно, но нам придется к этому привыкать.

MD: Посоветуйте, какие современные цифровые инструменты стоит освоить молодым специалистам в первую очередь?

Д.Б.: Людям стоит все больше отвыкать от общения глаза в глаза. Мессенджеры и видеоконференции со временем будут занимать все больше места в профессиональной коммуникации. Повлияет ли это на качество передачи информации? Я думаю, дело в привычках, просто нужно научиться использовать инструменты электронной коммуникации.

На 90% рабочих компьютеров в нашей стране установлена операционная система Windows с соответствующими инструментами, Microsoft. Удивительно, что многие даже не знают о существовании такого инструмента, как OneNote. У меня, к примеру, уже давно нет бумажного блокнота. Сегодня любая работа предусматривает значительную творческую составляющую, которая требует много черновой работы, заметки, референсы, отдельные мысли, для всего этого есть OneNote. Он позволяет не только хранить, но и делиться своими идеями, объединять свои наработки с коллегами для общего результата.

Технологии меняют подход к самоорганизации и обучению. Моему младшему сыну сейчас  5 лет и я не уверен, что он будет учиться в университете, так, как учились многие поколения до него. Сейчас я планирую пройти дистанционный бизнес-курс, предложенный Колумбийским университетом. Это будет мой первый опыт обучения без личного контакта. Посмотрим, что из этого получится.

MD: Облачные технологии и средства коммуникации позволяют вам постоянно контролировать ход событий. Как не переусердствовать и оставаться эффективным одновременно?

Д.Б.: Дело не в том, сколько времени тратится на работу, важнее то, насколько качественно это время расходуется. Сосредотачивайтесь на той задаче, которую вам необходимо решить в данный момент. На работе я никогда не позволяю себе писать письма или продолжать работать над презентацией во время встреч и переговоров с коллегами. Когда у меня был лэптоп, я соблюдал правило закрывать крышку всякий раз, когда ко мне в кабинет заходит сотрудник. Девайс изменился, но это правило осталось неизменным.

Технологии значительно облегчают нам жизнь и делают нас эффективнее, однако не стоит забывать про самоорганизацию. Не стоит писать письмо в 11 часов вечера, вряд ли кто-то будет его читать, лучше прийти на работу на 15 минут раньше, а вечер посвятить семье и отдыху.

MD: И все же вы остаетесь на связи и на выходные, и в отпуске. Всегда есть соблазн поработать во время семейного отдыха.

Д.Б.: Потеря грани между работой и домом крайне негативно влияет на рабочую эффективность и на качество личной жизни. В офисе я работаю, а дома все мое время посвящено семье. Я очень мало времени провожу со своими детьми, на общение с сыном у меня есть только один час времени, но это именно его час. Я не смотрю в телефон или планшет, мы вместе катаемся на горке, пинаем мяч или едим мороженое.

Конечно, средства электронной коммуникации плотно вошли в нашу жизнь и порой комичные ситуации, когда семья собирается за субботним завтраком, и каждый сидит со своим планшетом, будут встречаться все чаще. Однако важно не перестараться, помнить, что это ваше время друг для друга.